Dokumen Legal LIVIA PMS — SLA, Kontrak, Privacy Policy

📋 Perjanjian Tingkat Layanan (Service Level Agreement)

📁 Nomor: SLA/LIVIA/XXX/2025 📅 Versi: 1.0 — Juni 2025 🔄 Review: Tahunan

Cara Pakai: Ganti semua teks yang dicetak [seperti ini] dengan data yang sesuai. Tanda tangan kedua belah pihak diperlukan sebelum aktivasi layanan.

PERJANJIAN TINGKAT LAYANAN (SERVICE LEVEL AGREEMENT)

Perjanjian ini dibuat dan ditandatangani pada tanggal [TANGGAL], oleh dan antara:

PIHAK PERTAMA (Penyedia Layanan)

Nama: [NAMA ANDA / NAMA CV/PT]
Alamat: [ALAMAT ANDA]
Telepon: [NOMOR TELEPON]
Email: [EMAIL BISNIS]
selanjutnya disebut "LIVIA PMS" atau "Penyedia"

PIHAK KEDUA (Pelanggan)

Nama Hotel/Properti: [NAMA HOTEL]
Nama Penanggung Jawab: [NAMA GM/OWNER]
Alamat Properti: [ALAMAT HOTEL]
Telepon: [NOMOR HOTEL]
Email: [EMAIL HOTEL]
selanjutnya disebut "Pelanggan"

Pasal 1 — Ruang Lingkup Layanan

Penyedia setuju untuk menyediakan layanan software manajemen hotel LIVIA PMS v17 yang mencakup:

Akses sistem PMS via browser (URL unik per properti)
Modul Front Office: Reservasi, Check-In/Out, Folio, Room Grid
Modul Keuangan: Night Audit, Cashier Shift, GL Journal, Laporan Keuangan
Modul Operasional: Housekeeping, Inventory, Purchasing (sesuai paket)
Dukungan teknis via WhatsApp dan email
Update software dan bugfix selama masa kontrak
Panduan penggunaan digital dan video tutorial

Pasal 2 — Tingkat Layanan (Service Level)

Parameter	Paket Melati	Paket Bintang	Paket Grand
Uptime Bulanan	95%	99%	99,9%
Respon Support	24 jam	4 jam	2 jam
Jam Support	08:00–17:00	08:00–21:00	24/7
Backup Data	Manual	Harian	Real-time
Training Awal	Dokumen	Online 2 jam	On-site 4 jam

Definisi Uptime: Uptime dihitung dari total waktu dalam sebulan dikurangi waktu downtime yang tidak terencana. Maintenance terjadwal (maks 2 jam/bulan, dengan pemberitahuan 24 jam sebelumnya) tidak dihitung sebagai downtime.

Pasal 3 — Hak dan Kewajiban Penyedia

Penyedia wajib menjaga ketersediaan sistem sesuai SLA yang disepakati.
Penyedia wajib memberitahu Pelanggan minimal 24 jam sebelum maintenance terjadwal.
Penyedia wajib memperbaiki bug kritis (sistem tidak bisa diakses sama sekali) dalam 4 jam kerja sejak laporan masuk.
Penyedia wajib menjaga kerahasiaan data tamu dan operasional hotel.
Penyedia berhak menangguhkan layanan jika pembayaran terlambat lebih dari 14 hari.
Penyedia tidak bertanggung jawab atas kehilangan data akibat kelalaian Pelanggan (misal: clear browser data tanpa backup).

Pasal 4 — Hak dan Kewajiban Pelanggan

Pelanggan wajib membayar biaya berlangganan tepat waktu sesuai paket yang dipilih.
Pelanggan wajib menjaga kerahasiaan username dan password pengguna sistem.
Pelanggan wajib melakukan backup data minimal seminggu sekali atau menggunakan fitur backup otomatis.
Pelanggan dilarang menyalin, mendistribusikan, atau menjual kembali software LIVIA PMS kepada pihak lain.
Pelanggan dilarang melakukan reverse engineering atau memodifikasi kode sumber sistem.
Pelanggan berhak mendapatkan export data penuh jika memutuskan berhenti berlangganan.

Pasal 5 — Biaya dan Pembayaran

Biaya berlangganan: Rp [NOMINAL]/bulan atau Rp [NOMINAL]/tahun
Biaya setup awal (one-time): Rp [NOMINAL] (jika ada)
Pembayaran dilakukan via transfer bank ke: [NAMA BANK — NOMOR REKENING — NAMA PEMILIK]
Bukti transfer dikirim ke WhatsApp/email Penyedia maksimal 1×24 jam setelah transfer.
Kenaikan harga diberitahukan minimal 30 hari sebelum berlaku efektif.
Tidak ada pengembalian dana (refund) untuk bulan yang sudah berjalan.

Pasal 6 — Kompensasi Keterlambatan Layanan

Jika Penyedia gagal memenuhi SLA uptime yang disepakati, Pelanggan berhak mendapat kompensasi:

Downtime Melebihi SLA	Kompensasi
1–4 jam/bulan	Perpanjangan layanan 3 hari gratis
4–8 jam/bulan	Diskon 25% bulan berikutnya
Lebih dari 8 jam/bulan	Diskon 50% bulan berikutnya

Pasal 7 — Kerahasiaan Data (Confidentiality)

Data operasional hotel, data tamu, dan data keuangan yang tersimpan dalam sistem adalah milik sepenuhnya Pelanggan.
Penyedia tidak diperkenankan mengakses, menggunakan, atau menjual data Pelanggan untuk tujuan apapun selain perbaikan teknis sistem.
Kewajiban kerahasiaan ini berlaku seumur hidup, bahkan setelah kontrak berakhir.
Penyedia mematuhi ketentuan Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).

Pasal 8 — Masa Berlaku dan Pengakhiran

Kontrak ini berlaku mulai tanggal [TANGGAL MULAI] hingga [TANGGAL AKHIR], dan akan diperbarui otomatis selama pembayaran berjalan.
Salah satu pihak dapat mengakhiri kontrak dengan memberikan pemberitahuan tertulis 30 hari sebelumnya.
Penyedia berhak mengakhiri kontrak secara sepihak tanpa pemberitahuan jika Pelanggan melanggar Pasal 4 butir 4 atau 5 (penyalahgunaan software).
Dalam 7 hari setelah pengakhiran, Pelanggan dapat meminta export data penuh. Setelah itu, data dapat dihapus dari sistem.

Pasal 9 — Penyelesaian Sengketa

Jika terjadi sengketa, para pihak mengutamakan penyelesaian secara musyawarah mufakat. Apabila tidak tercapai kesepakatan dalam 30 hari, sengketa diselesaikan melalui Pengadilan Negeri [KOTA ANDA] sesuai hukum yang berlaku di Indonesia.

Tanda Tangan Para Pihak

PIHAK PERTAMA — PENYEDIA

Nama: [NAMA ANDA]

Jabatan: Direktur/Pemilik LIVIA PMS

Tanggal: _______________

PIHAK KEDUA — PELANGGAN

Nama: [NAMA GM/OWNER]

Jabatan: [JABATAN]

Tanggal: _______________

📜 Perjanjian Lisensi Software (End User License Agreement)

📁 EULA LIVIA PMS v17 📅 Berlaku: Juni 2025

PERJANJIAN LISENSI PENGGUNAAN AKHIR (EULA)

Dengan menggunakan, mengakses, atau mengoperasikan software LIVIA Property Management System (LIVIA PMS), Anda ("Pemegang Lisensi") menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan dalam perjanjian ini.

Pasal 1 — Pemberian Lisensi

[NAMA ANDA/PERUSAHAAN] selaku pemilik dan pengembang LIVIA PMS ("Pemberi Lisensi") memberikan kepada Pemegang Lisensi hak yang terbatas, non-eksklusif, tidak dapat dipindahtangankan untuk:

Mengakses dan menggunakan LIVIA PMS melalui URL yang ditetapkan untuk satu properti hotel
Membuat cadangan (backup) data untuk keperluan internal
Menambah pengguna sesuai batas paket yang berlangganan

Pasal 2 — Pembatasan Lisensi

Pemegang Lisensi DILARANG KERAS melakukan hal-hal berikut:

Menyalin, mendistribusikan, atau menjual kembali software kepada pihak ketiga manapun
Melakukan decompile, disassemble, reverse engineering, atau memodifikasi kode sumber
Membuat karya turunan (derivative works) berdasarkan software ini
Menghapus atau memodifikasi atribusi hak cipta, watermark, atau branding LIVIA PMS
Menggunakan software untuk tujuan yang melanggar hukum yang berlaku di Indonesia
Mengizinkan pihak luar (non-karyawan hotel) mengakses sistem tanpa izin tertulis Pemberi Lisensi

Pasal 3 — Kepemilikan Intelektual

LIVIA PMS, termasuk seluruh kode sumber, desain, antarmuka, algoritma, dan dokumentasi adalah milik eksklusif Pemberi Lisensi dan dilindungi oleh hukum hak cipta Indonesia (UU No. 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta).
Data yang dimasukkan oleh Pemegang Lisensi ke dalam sistem (data tamu, data keuangan, dsb) adalah milik Pemegang Lisensi.
Pemegang Lisensi memberikan izin terbatas kepada Pemberi Lisensi untuk memproses data tersebut semata-mata dalam rangka penyediaan layanan.

Pasal 4 — Garansi dan Penafian

Software disediakan "sebagaimana adanya" (as-is). Pemberi Lisensi tidak menjamin software bebas dari bug secara absolut.
Pemberi Lisensi tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, kehilangan keuntungan, atau kerusakan data akibat penggunaan sistem.
Tanggung jawab maksimal Pemberi Lisensi terbatas pada nilai berlangganan 3 bulan terakhir yang dibayarkan Pemegang Lisensi.

Pasal 5 — Pembaruan dan Modifikasi

Pemberi Lisensi berhak sewaktu-waktu memperbarui, memodifikasi, atau menghentikan fitur tertentu dari software dengan pemberitahuan kepada Pemegang Lisensi. Pembaruan yang bersifat perbaikan keamanan (security patch) dapat dilakukan tanpa pemberitahuan sebelumnya.

Pasal 6 — Pengakhiran Lisensi

Lisensi ini berakhir secara otomatis jika:

Pemegang Lisensi melanggar ketentuan Pasal 2 (Pembatasan Lisensi)
Pembayaran berlangganan tidak dilakukan lebih dari 14 hari setelah jatuh tempo
Pemegang Lisensi mengajukan permohonan pengakhiran secara tertulis

Setelah pengakhiran, Pemegang Lisensi harus segera menghentikan penggunaan software dan menghapus seluruh salinan yang ada.

Pasal 7 — Hukum yang Berlaku

Perjanjian ini tunduk pada dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia. Sengketa diselesaikan melalui pengadilan yang berwenang di wilayah hukum tempat Pemberi Lisensi berdomisili.

🔒 Kebijakan Privasi (Privacy Policy)

📅 Berlaku: 1 Juni 2025 🔄 Terakhir diperbarui: Juni 2025

Wajib Ditampilkan: Kebijakan privasi ini harus ditautkan di footer website LIVIA PMS Anda sesuai ketentuan UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi.

KEBIJAKAN PRIVASI LIVIA PMS

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana [NAMA ANDA/PERUSAHAAN] ("kami", "LIVIA PMS") mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi informasi yang Anda berikan saat menggunakan layanan kami.

1. Informasi yang Kami Kumpulkan

a. Data yang Anda Berikan Secara Langsung

Informasi pendaftaran: nama, email, nomor telepon, nama properti
Data konfigurasi hotel: nama hotel, jumlah kamar, tarif
Data operasional: reservasi tamu, folio, data keuangan (disimpan lokal di browser Anda)

b. Data Teknis Otomatis

Alamat IP, jenis browser, sistem operasi (untuk keperluan support teknis)
Waktu akses dan halaman yang dikunjungi (untuk analisis performa)

c. Data yang TIDAK Kami Kumpulkan

Data identitas tamu hotel (nama, KTP, paspor) — tersimpan lokal di browser hotel, tidak dikirim ke server kami
Data kartu kredit atau informasi pembayaran tamu
Nomor rekening bank hotel (untuk transaksi, bukan konfigurasi sistem)

2. Bagaimana Kami Menggunakan Informasi

Menyediakan, mengoperasikan, dan meningkatkan layanan LIVIA PMS
Mengirimkan pembaruan teknis, invoice, dan notifikasi layanan
Memberikan dukungan teknis (support)
Mematuhi kewajiban hukum yang berlaku

Kami tidak menjual data Anda kepada pihak ketiga manapun untuk tujuan pemasaran.

3. Penyimpanan Data

Data operasional PMS (reservasi, folio, keuangan) disimpan di localStorage browser perangkat hotel dan tidak secara otomatis dikirim ke server kami. Ini berarti:

Data Anda ada di bawah kendali penuh pihak hotel
Kami tidak memiliki akses ke data operasional harian hotel
Backup data adalah tanggung jawab hotel (fitur export tersedia di sistem)

4. Keamanan Data

Seluruh komunikasi antara browser dan server menggunakan enkripsi TLS 1.3 (HTTPS)
Akses sistem dilindungi dengan autentikasi username/password per pengguna
Setiap aksi pengguna dicatat dalam Security Audit Log yang tidak dapat dihapus oleh pengguna biasa
Password tidak disimpan dalam bentuk plain text

5. Hak Subjek Data (Sesuai UU PDP Indonesia)

Sesuai Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi, Anda memiliki hak untuk:

Mengakses data pribadi yang kami simpan tentang Anda
Memperbaiki data yang tidak akurat
Menghapus data Anda (dengan mempertimbangkan kewajiban hukum yang berlaku)
Membatasi pemrosesan data Anda
Portabilitas data — mendapatkan data Anda dalam format yang dapat dibaca mesin

Untuk mengajukan permintaan terkait hak-hak di atas, hubungi: privacy@liviapms.id

6. Cookies

LIVIA PMS menggunakan session storage dan localStorage (bukan cookie pihak ketiga) hanya untuk menyimpan data operasional dan preferensi pengguna lokal. Kami tidak menggunakan cookie untuk pelacakan atau pemasaran.

7. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini sewaktu-waktu. Perubahan signifikan akan diberitahukan melalui email atau notifikasi dalam sistem minimal 14 hari sebelum berlaku.

8. Kontak

Untuk pertanyaan terkait privasi: privacy@liviapms.id
Penanggung Jawab Perlindungan Data (DPO): [NAMA ANDA] — [TELEPON]

🧾 Template Invoice Berlangganan

📅 Siap pakai — Edit sesuai kebutuhan

LIVIAPMS

Sistem Manajemen Hotel Terbaik Indonesia

INVOICE

No: INV/2025/06/001

LIVIA PMS

[Nama Anda / CV Anda]

[Alamat Anda]

[Telepon Anda]

billing@liviapms.id

Tagihan Kepada

[Nama Hotel]
[Alamat Hotel]
a/n [Nama GM/Owner]

Detail Invoice

Tanggal Invoice: 17 Juni 2025
Jatuh Tempo: 1 Juli 2025
Periode: Juli 2025
Status: BELUM DIBAYAR

Deskripsi Layanan	Qty	Harga Satuan	Total
Berlangganan LIVIA PMS — Paket Bintang (Professional) Periode: 1 Juli – 31 Juli 2025 · Max 100 kamar · 10 user	1	Rp 299.000	Rp 299.000
Biaya Support Prioritas — WhatsApp Dedicated Termasuk dalam paket Bintang	1	—	Rp 0

SubtotalRp 299.000

PPN 11%Rp 32.890

DiskonRp 0

TOTALRp 331.890

INSTRUKSI PEMBAYARAN

Transfer ke: [NAMA BANK]
No. Rekening: [NOMOR REKENING]
Atas Nama: [NAMA PEMILIK REKENING]
Berita: INV/2025/06/001 — [Nama Hotel]

🗄️ Database Schema — Multi-Tenant (Supabase/PostgreSQL)

Untuk upgrade LIVIA PMS ke versi cloud multi-user

Konteks: Schema ini digunakan saat Anda siap upgrade LIVIA PMS dari localStorage ke database cloud (Supabase). Dengan ini, banyak staf bisa akses dari device berbeda secara real-time.

Tabel Inti — Tenants (Multi-Hotel)

-- Setiap hotel = 1 tenant
CREATE TABLE tenants (
  id          UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
  slug        VARCHAR(60) UNIQUE NOT NULL,  -- 'hotel-melati', 'grand-katingan'
  name        VARCHAR(120) NOT NULL,
  city        VARCHAR(80),
  address     TEXT,
  phone       VARCHAR(20),
  email       VARCHAR(120),
  logo_url    TEXT,
  tax_rate    NUMERIC(5,2) DEFAULT 11.00,
  sc_rate     NUMERIC(5,2) DEFAULT 10.00,
  plan        VARCHAR(20) DEFAULT 'bintang',  -- melati/bintang/grand
  plan_expire DATE,
  is_active   BOOLEAN DEFAULT TRUE,
  created_at  TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW()
);

Tabel Users

CREATE TABLE users (
  id          UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
  tenant_id   UUID REFERENCES tenants(id) ON DELETE CASCADE,
  username    VARCHAR(60) NOT NULL,
  full_name   VARCHAR(120),
  role        VARCHAR(40) NOT NULL,  -- GM/FO/Cashier/HK/Purchasing/Accounting
  password_hash TEXT NOT NULL,  -- bcrypt hash, NEVER plain text
  is_active   BOOLEAN DEFAULT TRUE,
  last_login  TIMESTAMPTZ,
  created_at  TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW(),
  UNIQUE(tenant_id, username)
);

Tabel Reservasi

CREATE TABLE reservations (
  id            VARCHAR(20) NOT NULL,  -- RES-001
  tenant_id     UUID REFERENCES tenants(id),
  guest_name    VARCHAR(120) NOT NULL,
  id_number     VARCHAR(30),         -- KTP/Paspor
  phone         VARCHAR(20),
  email         VARCHAR(120),
  room_id       VARCHAR(10),
  room_type     VARCHAR(40),
  check_in      DATE NOT NULL,
  check_out     DATE NOT NULL,
  nights        INTEGER NOT NULL,
  adults        INTEGER DEFAULT 1,
  children      INTEGER DEFAULT 0,
  rate_code     VARCHAR(20),
  rate_plan     VARCHAR(20),
  rate_per_night NUMERIC(14,2),
  source        VARCHAR(40),         -- Walk-in/Phone/OTA/Corporate
  status        VARCHAR(20) DEFAULT 'reserved', -- reserved/checked-in/checked-out/cancelled/no-show
  deposit       NUMERIC(14,2) DEFAULT 0,
  notes         TEXT,
  cancel_reason TEXT,
  created_by    VARCHAR(60),
  created_at    TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW(),
  updated_at    TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW(),
  PRIMARY KEY(tenant_id, id)
);

Tabel Folio & Transaksi

CREATE TABLE folios (
  id            UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
  tenant_id     UUID REFERENCES tenants(id),
  reservation_id VARCHAR(20),
  room_id       VARCHAR(10),
  guest_name    VARCHAR(120),
  check_in      DATE,
  check_out     DATE,
  status        VARCHAR(20) DEFAULT 'open',
  created_at    TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW()
);

CREATE TABLE folio_transactions (
  id          UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
  folio_id    UUID REFERENCES folios(id),
  tenant_id   UUID,
  date        DATE NOT NULL,
  description VARCHAR(200),
  dept        VARCHAR(40),         -- Room/F&B/Laundry/Misc
  amount      NUMERIC(14,2),
  is_credit   BOOLEAN DEFAULT FALSE,
  payment_method VARCHAR(30),
  is_voided   BOOLEAN DEFAULT FALSE,
  void_reason TEXT,
  voided_by   VARCHAR(60),
  voided_at   TIMESTAMPTZ,
  posted_by   VARCHAR(60),
  created_at  TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW()
);

Row Level Security (RLS) — Isolasi Data Antar Hotel

-- SANGAT PENTING: Aktifkan RLS agar data antar hotel tidak bisa saling diakses

ALTER TABLE reservations ENABLE ROW LEVEL SECURITY;
ALTER TABLE folios        ENABLE ROW LEVEL SECURITY;
ALTER TABLE folio_transactions ENABLE ROW LEVEL SECURITY;
ALTER TABLE users         ENABLE ROW LEVEL SECURITY;

-- Policy: user hanya bisa lihat data tenant mereka sendiri
CREATE POLICY tenant_isolation_reservations
  ON reservations
  USING (tenant_id = (
    SELECT tenant_id FROM users
    WHERE id = auth.uid()
  ));

-- Ulangi untuk semua tabel yang mengandung tenant_id

Index untuk Performa

-- Index paling kritis untuk query cepat
CREATE INDEX idx_res_tenant_date   ON reservations(tenant_id, check_in);
CREATE INDEX idx_res_status        ON reservations(tenant_id, status);
CREATE INDEX idx_folio_tenant      ON folios(tenant_id, room_id);
CREATE INDEX idx_trx_folio         ON folio_transactions(folio_id);
CREATE INDEX idx_users_tenant      ON users(tenant_id, username);